Электронные трудовые книжки  в вопросах и ответах

Электронные трудовые книжки в вопросах и ответах

- Какие сроки установлены для представления в органы ПФР отчета по форме СЗВ-ТД?

- При приеме на работу и увольнении сотрудника срок подготовки и подачи отчета - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа. В крупных организациях это ежедневная обязанность отдела кадров.

При иных кадровых мероприятиях срок представления  - не позднее        15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место данные мероприятия (а именно перевод на другую постоянную работу, подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, реорганизация - переименование  организации и т.д.).

Если в штате организации 25 и более сотрудников, то в ПФР форма СЗВ-ТД представляется в электронном виде, а если менее 25 сотрудников, то форму можно сдать в бумажном виде.

В  отчетной форме нужно подавать сведения только о периоде работы в своей компании или обо всех записях, указанных в трудовой книжке?

- Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности только своих работников,  с которыми действуют трудовые отношения по состоянию на 1 января 2020 года. 

Нужно ли покупать дополнительную программу для  представления в ПФР отчетности по форме СЗВ-ТД?

- Программу для формирования формы СЗВ-ТД работодатели могут бесплатно скачать с сайта ПФР.

Кроме того, для подготовки и представления  в ПФР формы СЗВ-ТД в электронном виде для работодателей разработан электронный сервис, предоставляемый на безвозмездной основе, по формированию отчета в «Кабинете страхователя» на сайте ПФР. Данный сервис позволяет не только сформировать файлы с отчетностью, но и направить их в ПФР.  

Использование электронных сервисов портала ПФР «Кабинет страхователя» возможно при наличии у руководителя (представителя) страхователя учетной записи в ЕСИА как юридического лица и усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).

В каких случаях работодатель должен предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р?

- Форму СТД-Р работодатель обязан выдавать только тем работникам, на которых не ведется бумажная трудовая книжка. В форме содержатся сведения за период работы у данного работодателя.

Для получения сведений работнику необходимо обратиться к работодателю с заявлением. У работодателя для выдачи сведений есть три рабочих дня с момента подачи заявления.

Сведения выдаются в форме, выбранной работником:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Кроме того, форма СТД-Р должна выдаваться работнику при увольнении в день прекращения трудового договора.

Какую запись необходимо внести в трудовую книжку при выдаче ее работнику, написавшему заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1? Нужно ли заверять запись печатью?

- В трудовой книжке записи (в т.ч. о переходе на электронную трудовую книжку) осуществляются в следующем порядке (разд.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69, Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 №14-2/В-150):

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;

- в графе 3 может быть произведена запись следующего содержания:    «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»)»;

- в графе 4 проставляется дата заявления работника с указанием числа, месяца, года.

При этом запись должна быть заверена надлежащим образом, как это предусмотрено в отношении выданных документов работнику в соответствии со статьями 62 и 84.1 Кодекса.

Если работник уволился в 2019 году, а устроится работать в 2021 году, он уже не сможет выбрать тип трудовой книжки?

- Если сотрудник не сделал выбор в 2020 году, то на новом месте работы отдел кадров при приеме на работу обязан получить от него заявление о способе ведения трудовой книжки.

Если от работника до 31 декабря 2020 года заявления о способе ведения трудовой книжки не получено и никаких кадровых мероприятий в отношении  данного работника в 2020 году не было, нужно ли представлять форму СЗВ-ТД?  Если нужно, то в какие сроки и что следует указывать в отчете?

- При отсутствии у работника в течение 2020 года кадровых мероприятий, к которым относится также и подача заявления, работодатель должен в срок не позднее 15 февраля 2021 года (т.е. с отчетностью за январь 2021 года) представить форму СЗВ-ТД, в которой указать сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.

При этом работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

Электронная подпись какого удостоверяющего центра подойдет для отчета по ЭТК?

- Для любой отчётности в ПФР нужна обычная КЭП, без дополнительных требований. То есть нужен квалифицированный сертификат электронной подписи, выпущенный аккредитованным удостоверяющим центром. 

Информация о каких кадровых мероприятиях по состоянию на 1.01.2020 года указывается в форме СЗВ-ТД?

- При заполнении формы СЗВ-ТД на сотрудника организации впервые работодатель обязан одновременно указать сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя (т.е. о последнем кадровом мероприятии до 2020 года у данного работодателя).

Если последней записью в трудовой книжке на 1 января 2020 года являлась запись об изменении наименования организации в результате реорганизации, то в сведениях о трудовой деятельности следует указать последнее кадровое мероприятие в отношении работника (например, «Прием», «Перевод»). Если последней записью в трудовой книжке на указанную дату является запись о присвоении классного чина или квалификационной категории, то указывается мероприятие «Установление (присвоение)».